Mucha gente cree que la facturación electrónica es solo para empresas grandes. No es así: una tienda de barrio, un restaurante familiar o una peluquería pueden estar obligados según su régimen y sus condiciones, no solo según cuánto venden. Esta guía explica, en lenguaje simple, cómo saber si te toca y qué pasos hay que hacer para empezar.
¿Qué es la facturación electrónica?
Es una factura que se genera en formato digital y que la DIAN valida antes de que se le entregue al cliente (lo que se llama validación previa). Cumple la misma función que una factura de papel, con un código único (el CUFE) que permite verificarla. Si quieres saber más de ese código, revisa qué es el CUFE.
Paso 0: ¿estás obligado?
La regla general es que quien vende o presta servicios factura. Están obligados:
- Las personas jurídicas (por ejemplo, una S.A.S.).
- Los inscritos en el Régimen Simple, vendan lo que vendan, aunque no cobren IVA.
- Los responsables de IVA y los responsables del impuesto al consumo (el caso de muchos restaurantes).
La persona natural que cumple todas las condiciones para ser no responsable de IVA —ingresos inferiores a 3.500 UVT en el año anterior y en el año en curso, un solo local, sin franquicias, no ser usuario aduanero, entre otras— por regla general no está obligada. Esos 3.500 UVT no han cambiado; lo que sube cada enero es el valor de la UVT, y con él el tope en pesos.
El detalle, con las cifras en pesos del año, está en los topes para facturar electrónicamente. Si prefieres una respuesta rápida, haz el test de 3 preguntas.
Los pasos para empezar
1. Revisa tu RUT
Antes de cualquier trámite, revisa con tu contador que tu RUT tenga el régimen y las responsabilidades correctas (por ejemplo, si eres del Simple, responsable de IVA o del impuesto al consumo) y que tu actividad económica esté bien registrada. Un RUT desactualizado te arrastra errores a todas las facturas.
2. Elige cómo vas a facturar
Hay tres caminos, y los tres producen facturas igual de válidas:
- El servicio gratuito de facturación de la DIAN. No cuesta y la DIAN entrega el certificado de firma digital sin costo. La limitación práctica es que cada factura se digita en el portal, aparte de la venta.
- Un proveedor tecnológico, que suele venir integrado en un sistema de ventas. La factura sale de la misma venta. Pregunta si el certificado de firma digital está incluido o si lo tienes que adquirir aparte.
- Software propio, que en la práctica solo usan empresas grandes.
Si estás comparando, revisa qué incluye un POS gratis y en qué se diferencia del facturador gratuito de la DIAN.
3. Regístrate y habilítate en el portal de la DIAN
En el sistema de facturación electrónica de la DIAN te registras como facturador, eliges la modalidad del paso anterior y haces el set de pruebas: unas facturas y notas de prueba que la DIAN tiene que validar sin errores. Con el servicio gratuito el set es más corto; con un proveedor tecnológico, el proveedor te indica qué enviar. Al terminar pasas de “registrado” a “habilitado”, confirmas la fecha de inicio y en tu RUT queda la responsabilidad 52 (facturador electrónico).
4. Pide la numeración y asocia los prefijos
Las facturas tienen que salir con una numeración autorizada por la DIAN. Se solicita en el portal: un rango para la factura electrónica y, de una vez, un rango para la factura de talonario o de papel que se usa en contingencia. Luego asocias los prefijos a tu software o proveedor.
5. Empieza a facturar
Desde la fecha de inicio, cada venta que lo requiera sale con factura electrónica. No hace falta tener todo perfecto el primer día: empieza con tu inventario básico y ve ajustando.
Lo propio de cada tipo de negocio
- Tienda de barrio: muchas ventas pequeñas a consumidor final. Para esas existe el documento equivalente electrónico tiquete POS; cuando un cliente necesita el soporte para su contabilidad, el documento tiene que salir a su nombre. La diferencia está en documento equivalente POS vs. factura electrónica.
- Restaurante familiar: la pregunta clave es si cobras impoconsumo o IVA, y eso depende de tu régimen. Revísalo en IVA o impoconsumo: qué cobra mi negocio. La venta en mesa, en mostrador y a domicilio se factura igual; lo práctico es que todo salga del mismo sistema.
- Peluquería: vendes sobre todo servicios. Si estás en el Simple, facturas aunque no cobres IVA.
Los errores más comunes (y cómo evitarlos)
- NIT o dígito de verificación mal escrito. Es el error más frecuente: la factura queda a nombre de otro, o el cliente no la puede usar. Si tienes dudas, calcula el dígito de verificación del NIT antes de facturar.
- Numeración vencida o agotada. La autorización de numeración tiene un rango y una vigencia. Si se acaba o se vence, el sistema no puede facturar. Revisa cuánto te queda y pide la nueva con tiempo.
- RUT desactualizado. Facturar con un régimen o unas responsabilidades que ya no son las tuyas genera facturas con el impuesto equivocado.
- Cobrar el impuesto que no es. IVA donde va impoconsumo, o al revés. Se acumula en silencio hasta que alguien lo revisa.
- Corregir “a mano”. Una factura electrónica validada no se rompe ni se borra: si hubo una devolución o un error en el valor, se corrige con una nota crédito en el sistema.
- Documento a “consumidor final” cuando el cliente necesitaba soporte. Toma sus datos (nombre y NIT o cédula) en el momento del cobro.
- No tener preparada la contingencia. Si una falla tecnológica te impide facturar electrónicamente, la norma prevé la factura de talonario o de papel. Ten la numeración y el procedimiento listos antes de necesitarlos; lo explicamos en cómo seguir facturando sin internet.
- No cuadrar lo facturado con la caja. Compara cada cierre lo que facturaste con lo que entró en efectivo y transferencias. Así detectas a tiempo una venta sin facturar o una factura sin cobrar.
- Dejar la facturación para el final del día. Lo que se pasa a mano después se olvida o se digita mal. Lo más seguro es que la factura salga en el mismo momento de la venta.
Cómo lo resuelve Rosiv
Rosiv es un POS para tiendas, restaurantes familiares y peluquerías en Colombia. Desde el plan Starter ($21.300 al mes, IVA incluido), la factura electrónica DIAN sale de la misma venta, a través de un proveedor tecnológico habilitado que ya viene integrado. Funciona sin conexión y sincroniza cuando vuelve el internet, y maneja inventario, historial de ventas y órdenes para mesas y domicilio.
Mira cómo funciona para tienda de barrio o para restaurantes: empiezas gratis y activas la facturación cuando la necesites.
Este contenido es informativo y no reemplaza asesoría tributaria. Los pasos del portal de la DIAN pueden cambiar; verifica con tu contador o en el sitio de la DIAN la normativa vigente aplicable a tu régimen y actividad.